طريقة تنظيم ورشة عمل ناجحة من الألف إلى الياء

تقدم ورشات العمل فضاءً يسمح للمشاركين فيها أن يطوّروا مهاراتهم من خلال مشاركة خبراتهم وأفكارهم واقتراحاتهم مع أهل الاختصاص، ولذلك يكون لتنظيم ورشة العمل دورًا هامًّا في تسهيل هذا التفاعل بين المشاركين على أفضل وجه.

باتباع طريقة تنظيم ورشة عمل منهجية وفعّالة، ستضمن تحقيق الورشة لأهدافها من جهة، وتحقيق جميع المشاركين لأقصى فائدة مرجوّة من جهة أخرى، إذ تعتبر الورشات المنظمة بشكل سيء مضيعة للجهد والوقت لكلّ من المنسّق والمشاركين.

في هذا المقال سنتحدث عن طريقة تنظيم ورشة عمل ناجحة من مرحلة التخطيط، مرورًا بالتنفيذ، وانتهاءً بالتقييم.

مرحلة ما قبل ورشة العمل

تشمل هذه المرحلة كل ما يتعلّق بالتخطيط لورشة العمل، وهي المرحلة الأولى في طريقة تنظيم ورشة عمل ناجحة، بدءًا من تحديد الأهداف إلى تحديد المكان والزمان وما إلى ذلك، ويمكن تلخيص خطوات هذه المرحلة فيما يلي:

تحديد الهدف

إن تحديد الهدف من ورشة العمل سيزيد من وضوح الصورة عند التخطيط، ويعتمد الهدف على ما يريد تحقيقه المنسّق من خلال هذه الورشة، هل يريد إبراز اسمه كخبير في وسط معين؟ هل يريد اكتساب الخبرة من زملائه؟ هل يريد طرح مشكلة ومناقشتها لإيجاد الحلول؟

يفيد تحديد الهدف أيضًا في تقييم نجاح ورشة العمل من عدمه عند نهايتها، كما يساعد في تحديد الجمهور المستهدف والكثير من التفاصيل التي تحتاج إلى هدف لتحديدها.

تحديد الشريحة المستهدفة

عند تحديد الشريحة التي تستهدفها ورشة العمل يجب الأخذ بعين الاعتبار درجة التخصص أو المعرفة التي تتمتّع بها هذه الشريحة، هل تريد إقامة ورشة عمل لمجموعة من الخبراء في مجال ما؟ أم لمجموعة من هواة هذا المجال؟ هل ستشترط أن يكون المشاركين قد سبق لهم العمل في هذا المجال؟

تحديد موضوع ورشة العمل

إن اختيار موضوع ورشة العمل يعتمد بشكل رئيسي على الهدف من الورشة، مع وجود تفاصيل أخرى يجب أخذها بعين الاعتبار، مثل من سيقوم بإدارة الحوارات في هذه الورشة؟ إن كنت تخطط أن تقوم بذلك بنفسك، فمن المفضّل أن تختار موضوعًا من قائمة خبراتك ومعارفك لتتمكن من الحديث عنه بسلاسة دون ارتباك.

تحديد الزمان والمكان

يوفر تحديد مكان الورشة وزمانها مرحلةً من شأنها أن تؤثّر بشكلٍ حاسمٍ على بقية المراحل، ففرضًا كانت الورشة على أرض الواقع وليست على الإنترنت، يجب حجز صالة أو غرفة أو أي مساحة يمكن توفيرها لجمع الحضور، هذه المساحة سيكون لها دور كبير في تحديد عدد الكراسي أو الأشخاص الذين يمكنهم المشاركة.

وفي حال كانت الورشة مخصصة لأهل الخبرة والاختصاص، فقد يعترض توقيتها مع جدول أعمالهم، وهنا يجب إيجاد التوقيت الذي يناسب أكبر عدد ممكن من المشاركين، أما في حال عقد الورشة على الإنترنت فيجب اختيار التطبيق الذي يزوّدك بالأدوات المناسبة لإدارة الورشة بنجاح.

تخطيط أحداث الورشة

في هذه المرحلة يقوم المنسّق بوضع الخطوط العريضة للأحداث والفعاليّات التي ستحدث ضمن الورشة، مثلًا: بدء الورشة بتقديم المنسّقين، وتقسيمها إلى عدّة مراحل، مع استراحة وجيزة للمشتركين بين كل المراحل، وتحديد المواضيع التي سيتم مناقشتها في كل مرحلة.

كما يتم في هذه المرحلة تحديد المدّة الزمنية لورشة العمل، وهنا تجدر الإشارة إلى أن أحد أهم الفروق بين ورشات العمل والدورات التدريبية يكمن في المدّة التي يشغلها الحدث، فقد تستمر الدورة التدريبية لشهر أو أكثر، بينما تكون ورشة العمل قصيرةً تستمرّ لعدّة ساعات ليس إلّا في أغلب الحالات.

تصميم محتوى ورشة العمل

بعد تحديد الجمهور المستهدف وموضوع وهدف الورشة، يمكن البدء بتصميم المحتوى الذي سيتم عرضه خلال ورشة العمل، والذي من شأنه أن يساعد المنسّق في تسيير ورشة العمل نحو تحقيق أهدافها.

يمكن أن يكون هذا المحتوى ملفّات صوتية أو فيديو أو عرضًا تقديميًّا أو صورًا أو حتى ميمز، ما يهم هو أن تكون هذه الوسائط مناسبةً للمشاركين في ورشة العمل، ومناسبة لأدوات العرض المتوفّرة لديك.

جمع الأدوات اللازمة

بعد تصميم محتوى الورشة يجب تأمين الأدوات التي من شأنها عرض هذه الوسائط بأفضل شكلٍ ممكن، فإذا كان المحتوى الذي ستركز عليه محتوىً صوتيًّا يجب تأمين مكبرات صوت أو سمّاعات، وأما إذا كان عرضًا تقديميًّا فمن الضروري وجود جهاز إسقاط لهذا الغرض.

تعيين أفراد فريق التنسيق

قد يكون دور المنسّق شاقًّا خاصّةً في حال كانت ورشة العمل طويلةً وتحتوي على العديد من الفقرات، عندها يجب تقسيم الأدوار على فريق العمل، وتحديد ما إذا كانوا سيحصلون على مكافأة ماليّة أم لا، والاتفاق على كافّة التفاصيل بشكلٍ عام.

الإعلان عن ورشة العمل

هذه المرحلة تحدّدها جميع المراحل السابقة، فالشريحة المستهدفة والهدف وموضوع الورشة سيحدد طريقة التسويق والإعلان عن ورشة العمل، فقد يكون ذلك من خلال الإعلان عنها على وسائل التواصل الإجتماعي، أو من خلال الملصقات في إحدى المؤسسات.

وفي حال كانت المقاعد محدودةً والمستوى المطلوب للمشاركة في الورشة مرتفعًا فيمكن اعتماد نظام الدعوات للإعلان عن ورشة العمل، مما يساعد على ضبط عدد المشاركين ومطابقتهم للمواصفات المطلوبة للمشاركة.

تجدر الإشارة أيضًا إلى أن خطوات تخطيط ورشة العمل قد تتراكب، أو قد تسبق واحدةً منها الأخرى، وذلك بسبب تأثير كل خطوة من خطوات طريقة تنظيم ورشة عمل ناجحة مع بقية الخطوات.

تقديم ورشة العمل

إن الفرق الجوهري بين ورشة العمل والدورة التدريبية يكمن في هذه المرحلة، ففي الدورة التدريبية يقدم منسّق الدورة التدريبية معرفته وخبراته للمشاركين فيها، فتكون العلاقة بينهم علاقة المعلّم وطالب العلم، بينما في ورشة العمل يكون دور المنسق الأبرز إدارة الحوار بين المشاركين، وتنظيم النشاطات فيما بينهم، أي بمعنى آخر يتشارك الحضور معارفهم وخبراتهم من بعضهم البعض.

بالتالي فإن تقديم ورشة عمل ناجحة يعتمد على احترام فريق التنسيق لهذه العلاقة بينهم وبين المشاركين، فوظيفة فريق التنسيق هي مساعدة الحضور على مشاركة أفكارهم وخبراتهم مع البقية، وذلك بمساعدة الأنشطة والمحتوى الذي تم تصميمه في مرحلة التخطيط.

طبعًا من المهمّ أن يلتزم فريق التنسيق في خطة التقديم التي اتفق عليها، فهذا الالتزام سيحقق أهداف ورشة العمل، ولكن من الضروري أن يكون الفريق مرنًا قادرًا على الخروج عن الخطّة عندما يتطلّب الأمر ذلك، فطبيعة ورشات العمل التفاعلية تجعل التنبؤ بأحداث الورشة والتخطيط لها أمرًا شبه مستحيلٍ.

تقييم ورشة العمل

هذه هي المرحلة الأخيرة في طريقة تنظيم ورشة عمل ناجحة، فبعد إتمام ورشة العمل يجب الوقوف عند السؤال التالي: هل حققت ورشة العمل هذه الأهداف التي وضعت في مرحلة التخطيط؟ وفي حال لم تحقق ورشة العمل أهدافها، ما هي الأسباب التي حالت دون ذلك؟

تفيد الإجابة عن هذه الأسئلة في تحسين ورشات العمل المستقبلية وتلافي الوقوع في نفس الأخطاء، ويمكن أيضًا أن يطلب فريق التنسيق من المشاركين أن يقيّموا تجربتهم بعد انتهاء ورشة العمل، وذلك لقياس نجاحها من وجهة نظر المشاركين.

الخاتمة

إن اتباع خطوات طريقة تنظيم ورشة عمل ناجحة يعني البدء بالتخطيط الجاد لورشة العمل ووضع أهدافها، وكافّة التفاصيل المتعلّقة فيها، وتقديمها بالشكل الذي يضمن مشاركة الحضور بشكلٍ فعّالٍ يساعدهم في مشاركة أفكارهم وخبراتهم بين بعضهم البعض.

ترغب بتطوير مهاراتك في التعليم وتحقيق أفضل استغلال للتقنية في دروسك؟ تصفّح دليل المدرب الإلكتروني الآن.