عند اختيار موظفين جدد للانضمام لشركة ما، هذا يعني اندماج هؤلاء الموظفين مع الشركة من حيث الطاقم والثقافة وأسلوب العمل، لذلك لا بدّ من حصولهم على الأدوات والمعلومات اللازمة ليصبحوا عناصر فعالة ومنتجة فيها.

يُعتبر تعيين موظفين جدد في مؤسسة ما عملية استراتيجية يجب أن تستمر لمدة عام واحد على الأقل، لذلك لا بد من التخطيط بشكل جيد من أجل تهيئة الموظفين الجدد؛ لأن كيفية تعامل أصحاب العمل معهم في الأيام والأشهر القليلة الأولى من تجربتهم أمر بالغ الأهمية لضمان درجة عالية من التفاهم والإنتاج.

ما هي عملية تهيئة الموظفين الجدد وكيف تتم؟

للحفاظ على النجاح؛ تلجأ الشركات لإعداد برنامج مخصص لتهيئة الموظفين الجدد، ولا تتوقف عملية التهيئة على الأيام الأولى لهم في الشركة، بل تمتد بعض الإجراءات إلى الأشهر الأولى وربما السنة الأولى.

أما تهيئة الموظفين الجدد فهي مجموعة من الإجراءات التي تقوم بها الشركات لضمان اندماجهم مع المحيط الجديد من ناحية الفريق والثقافة والأهداف، تسهل هذه الإجراءات الكثير من المصاعب عليهم وتساعدهم في فهم سياسة الشركة ومسارها المهني، كما أنها توضح لهم تمامًا مهامهم ومسؤولياتهم.

تتم عملية التهيئة على مراحل وخلال فترة طويلة نوعًا ما، وذلك وفق مايلي:

الأيام الأولى

في اليوم الأول يجب أن يكون هناك هدفين أساسيين فقط؛ تحديد التوقعات وتقديم الأهداف، الموظفون بحاجة إلى أفكار واضحة تمامًا حول واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية في اليوم الأول، فحاجة الموظفين الجدد إلى التعرف على الوظيفة وعلى زملائهم في العمل، والتواصل الاجتماعي معهم، هو أمر بالغ الأهمية. 

من المهم أيضًا تحديد التوقعات، هذا الأمر سيسرع من تأقلم الموظفين الجدد مع ثقافة الشركة، فالموظفون الذين يعرفون ما هو متوقعٌ منهم بعد فترات زمنية معينة يمكنهم اتخاذ قرارات أفضل وتقديم سويّة جيدة من العمل.

قد يشعر الموظفون القدامى بالخطر والاستياء عند تعيين موظفين جدد؛ ربما يظنون بأن أشخاصًا جددًا قد يتولون مسؤولياتهم؛ لذلك لا بدّ من تحديد الأدوار والمسؤوليات للفريق بأكمله، لذا كان من الجيد توضيح موقف الموظف الجديد وكذلك مواقف أعضاء الفريق الآخرين الذين يرتبط عملهم ارتباطًا وثيقًا، وكيف سيتم التفاعل بينهم وإنجاز وتنسيق الأعمال.

الأشهر القليلة الأولى

من المهم قيام قسم الموارد البشرية بالتواصل بشكل مستمر خلال الشهر الأول مع الموظفين الجدد، وتقديم التدريب اللازم لهم، وتعتبر هذه المتابعة جزء مهم من عملية تهيئة الموظفين الجدد لمعرفة مدى تأقلمهم وارتياحهم وتفاعلهم في العمل الجديد، بالإضافة لتقديم الملاحظات والنقد البناء حول مساهماتهم المبكرة.

وفقًا لمسح BambooHR، قال ثلاثة أرباع الموظفين الجدد إن التدريب خلال الأسبوع الأول من العمل هو الأكثر أهمية بالنسبة لهم.

إذًا لتهيئة الموظفين الجدد بشكلٍ جيد لا بد من تعريفهم بمهامهم وتسليحهم بالأدوات والمعارف اللازمة لذلك، وذلك عن طريق البرامج التدريبية التي تقيمها الشركة، وإلا فهم معرضون أكثر للفشل، وفي الوقت نفسه يجب عدم إغراقهم بكمٍ هائل من المعلومات الجديدة.

بعد فترة زمنية قصيرة سيبدأ الموظفون الجدد بتكوين الصداقات واختيار كل منهم لمرشده الخاص من طاقم العمل القديم، وتبادل الخبرات وطرح الأسئلة والنقاشات، وخلق نظام تعلم فعال في الشركة، وهذا أمرٌ جيد ومؤشر صحي على الاندماج والتفاعل.

الأشهر الثلاثة إلى الستة الأولى

لا يزال الطريق في بدايته، ومن المهم تواصل فريق الموارد البشرية مع الموظفين الجدد في هذه المرحلة ومتابعة تطورهم، وتزويدهم بالتدريب الذي يلزمهم لملء الثغرات التي ظهرت لديهم في هذه الفترة، إلا أن نسبة قليلة جدًا من الشركات تتواصل مع الموظفين الجدد إلى هذه المرحلة، التي تعتبر مهمة جدًا لأنها الفترة التي في الغالب يحسم فيها الموظفون الجدد وضع بقائهم أو مغادرتهم للعمل.

السنة الأولى

سيُثبت أداء الموظفين في نهاية السنة الأولى ما إذا كانوا منتِجين أم لا، وهنا لا بد من مساعدتهم على التخطيط للمستقبل بشأن عملهم في الشركة، عندئذٍ تتحول الشركة من مرحلة تهيئة الموظفين الجدد إلى مرحلة الاحتفاظ بهم واعتبارهم موظفين أصليين بعد حصول كلٍّ منهم على رضا الآخر.

إذًا هي مرحلة التحول من التدريب أثناء العمل إلى التطوير المستمر، وهو الوقت المناسب لمناقشة الراتب المتوقع والمستحق للمرحلة القادمة؛ مرحلة تحول المتدربين إلى موظفين متمرسين.

ما هي تهيئة الموظفين عن بعد وكيف تتم؟

بعد أن كانوا قلةً قليلة، أصبح الموظفون عن بعد جزءًا رئيسيًا من القوى العاملة في العالم، فقد ازداد عدد الأشخاص الذين يعملون عن بعد بشكلٍ كبير، وللتماشي مع هذه الزيادة حدث تغيير في آليّة ضم الشركات للموظفين الجدد، وكان لا بد من العمل على تطوير طرق تهيئة الموظفين الجدد عن بعد أيضًا.

لذلك بدأ العمل على تنفيذ البرامج التدريبية عن بعد، باستخدام الكثير من التقنيات التي توفرها شبكة الإنترنت المتطورة باستمرار، اعتمدت الكثير من الشركات في إجراء برامج التدريب عن بعد على المنصات الرقمية مثل منصة مساق؛ التي تعتبر حاضنة ممتازة لتدريبات الشركات والمؤسسات وبرامج التأهيل الوظيفي، بعد التواصل بشكل دقيق معهم وفهم استراتيجيات الشركات.

من المهم أيضًا كما ذُكر سابقًا في رحلة تهيئة الموظفين الجدد سواء داخل الشركات أو عن بعد؛ إنشاء نظام تعلم فعال من خلال إتاحة المكالمات والدردشة الإلكترونية والتواصل وعقد الاجتماعات عبر الإنترنت والاستماع إلى الإدارة والموظفين، وهو ما يمكن أن توفره وتنظمه المنصات الرقمية للشركات مثل منصة مساق.

خطوات لتسهيل تهيئة الموظفين الجدد عن بعد

تزداد احتمالية بحث الموظفين عن عملٍ آخر إذا لم يحصلوا على التدريب الجيد في عملهم، وخصوصًا الموظفين عن بعد، توفر برامج التدريب على الشركات الجهد والمال وعناء التدريب بشكلٍ متكرر للموظفين الجدد.

يمكن للشركات تنفيذ بعض الاستراتيجيات التي تساعد على تهيئة الموظفين الجدد عن بعد والتي من شأنها أن تساعدهم على الاندماج، وتقلل من معدل دوران الموظفين (والذي يعتبر أكبر سيئات التوظيف عن بعد):

البدء باكرًا

من المهم محاولة التعرف على الموظفين الجدد قبل بداية العمل بما يقارب الأسبوعين، وذلك عبر ضمهم إلى المنصات التي يتواصل عبرها فريق العمل، وإرسال فيديوهات تعريفية، بالإضافة لمحاولة متابعتهم عبر وسائل التواصل الاجتماعي قبل بدء العمل.

التواصل مع الموظفين الجدد عبر الإنترنت في أسرع وقت ممكن

وذلك عبر ضمهم إلى جميع الوسائل التي تستخدمها الشركة مع الموظفين، ومحاولة إشراكهم بالاجتماعات وحضورهم النقاشات الإلكترونية، قبل بدء العمل، لأن دخولهم بشكلٍ مفاجئ سيشعرهم بأنهم غرباء وسيمنعهم من التواصل بشكلٍ جيد مع فريق العمل.

توفير دليل رقمي للموظفين

من المهم محاولة رقمنة جميع وثائق الشركة، وكل ما يتعلق بالموظفين وثقافة الشركة، وكيفية ظهورها وتوثيق المشاريع الناجحة والفاشلة، تلجأ الشركات إلى المنصات الرقمية التي تقدم هذه الخدمات مثل منصة مساق.

خلق شعور بالانتماء

واحدة من أكبر مشاكل التوظيف عن بعد، هي شعور الموظفين الجدد بالعزلة، فهم ببساطة لا يشعرون بالانتماء إلى هذه الشركة التي قد تبدو لهم وهمية.

لذلك من المهم دمجهم مبكرًا بجو العمل، وتعيين مرشد (يفضل أن يختاره الموظف الجديد بعد التعرف على الفريق) يجيب على أسئلتهم ويزيد من خبراتهم.

توفير خطط تأهيل فردية

يطمح الموظفون الجدد للتعرف أكثر على فريق الإدارة واكتساب الخبرات؛ لذلك من المهم متابعة فريق الموارد البشرية عن بعد للموظفين الجدد كل على حدة والتعرف على الثغرات الموجودة لدى كل منهم، وتزويدهم بكل ما يلزمهم، مما يزيد من إنتاجيتهم، ومن المهم المتابعة بهذه الخطوة لفترة جيدة قد تمتد لسنة.

 الخاتمة

إن اختيار أفضل المرشحين للمناصب الوظيفية في أي مؤسسة هو جزء أساسي في بناء فريق إبداعي فعال؛ لذلك تعتبر عملية تهيئة الموظفين الجدد أحد أهم العوامل لضمان تحول المواهب التي تم اختيارها إلى أفراد عاملين فاعلين وراضين بنفس الوقت.

أنشئ موقعك التعليمي الخاص وابدأ ببيع دوراتك التدريبية أونلاين، يمكنك تجربة 14 يوم مجاني دون إدخال بيانات الدفع.