أنظمة إدارة الطلبات – لماذا تحتاجها لمتجرك الإلكتروني؟

تتميز التجارة الإلكترونية بكونها متعددة القنوات إلى حدٍّ كبير، كما أنها تساعد البائع في الوصول إلى شريحة كبيرة من الجمهور، وهذا بدوره سيتطلب نظام إدارة طلبات فعّال يساعد البائع في تلبية طلبات زبائنه بشكل منتظم يمكن التنبؤ به.

من الضروري الاستثمار في نظام إدارة الطلبات المناسب للمتجر الإلكتروني، خاصّةً عندما يصبح من الصعب تتبع هذه الطلبات يدويًّا أو بالطرق الكلاسيكية، لذلك على البائع معرفة مزايا نظام إدارة الطلبات الذي يبحث عنه، والاعتماد عليه في متجره الإلكتروني.

في هذا المقال سنتحدث عن مفهوم نظام إدارة الطلبات، وما هي الميزات التي يجب توافرها في هذا النظام، وما هي أهم الفوائد التي يعود بها نظام إدارة الطلبات على العمل.

مفهوم نظام إدارة الطلبات

إدارة الطلبات هي عملية استلام الطلب ومعالجته ومتابعته حتى تلبيته أو وصول هذا الطلب إلى العميل، أي أنّها عملية مستمرة من لحظة تأكيد العميل لطلبه وحتى استلامه هذا الطلب، لذلك من الضروري أتمتة هذه العملية، خاصّةً عندما تصبح أعداد الطلبات فوق طاقة البائع على المتابعة.

نظام إدارة الطلبات أو Order Management System ويرمز له اختصارًا OMS هو برمجية تقوم بتنظيم وأتمتة كل ما يجب أن يحدث ليحصل العملاء على ما طلبوه في الوقت المحدد وبأفضل حال، كما أنه يمنح البائع مكانًا واحدًا لمتابعة جميع الطلبات، ومراقبة حالتها والإشراف عليها.

يضفي نظام إدارة الطلبات شيئًا من الشفافية لكلٍّ من البائع والمشتري، إذ يمكن للبائع مراقبة المخزون وحالة الطلبات، بينما يمكن للمشتري متابعة وضع طلبه في أي وقتٍ كان.

ميزات برامج إدارة الطلبات

يوجد العديد من برامج إدارة الطلبات، لذلك من الضروري اختيار أكثر ما يلائم احتياجاتك، ولهذا السبب يجب معرفة الميزات التي تقدّمها برامج إدارة الطلبات، فيما يلي أهم هذه الميزات:

  • أتمتة عمليات البيع: من خلال تتبع كل جانب من جوانب عملية البيع، بما في ذلك المنتجات المطلوبة والمدفوعات التي تم معالجتها وحالة التسليم.
  • التحكم بالمخزون: من خلال مراقبة توفر المنتج لديك في المخزون، وتحديد ما إذا كنت بحاجة لتوفيره من جديد.
  • مراقبة الشحنات: تعطي أنظمة ادارة الطلبات إمكانية متابعة الطلبات في كل لحظة لكلّ من البائع والمشتري.
  • تقارير متقدمة: توفر التقارير المتقدمة بيانات هامّة تساعد في اتخاذ القرارات، إذ تمكنك من معرفة أكثر المنتجات طلبًا، وأنشط الزبائن، وأنشط أيام الأسبوع وما إلى ذلك.
  • تتبع المدفوعات: تمكن أنظمة إدارة الطلبات من مراقبة المدفوعات وحالتها بشكل مستمر.
  • تطبيق للجوال: وجود تطبيق للجوال لنظام إدارة الطلبات يعني إمكانية البقاء على تماس مباشر مع العمل، مما يعطي البائع تحكّمًا أفضل وقدرةً على التدخل وحل المشاكل.

يوجد العديد من الميزات الأخرى التي يمكن أن تقدمها هذه الأنظمة، ولكن وجود المزايا السابقة يعتبر ضروريًّا لتسيير العمل بكفاءة عالية، كما يجب أخذ أسعار هذه الأنظمة بعين الاعتبار عند الاختيار من بينها، إذ يجب أن تتلاءم مع ميزانية العمل.

فوائد أنظمة إدارة الطلبات

تحمل أنظمة إدارة الطلبات الكثير من الفوائد التي تساعد في تحسين أداء المتجر الإلكتروني، وهذه الفوائد هي ما يبرر الاستثمار في أدوات كهذه، ففي معظم الحالات يكون من الصعب الاستغناء عن نظام إدارة الطلبات، فيما يلي أبرز هذه الفوائد:

فوائد أنظمة إدارة الطلبات

إدارة المخزون بكفاءة

من المشاكل التي يعاني منها التجار في التجارة الإلكترونية إدارة المخزون بطريقة موثوقة تضمن أن يبقى المخزون ضمن حدود مقبولة، أي بمعنى آخر ألّا يكون قليلًا، وألّا يكون كثيرًا فوق الحاجة، فكلتا الحالتين قد تضرّ بعملك.

في حال التخزين فوق الحاجة، يمكن لما قمت بتخزينه أن تتغير قيمته، ويمكن أن تبقى هذه المنتجات في مستودعك لأشهر قبل أن يتم بيعها، لذلك من الضروري أن يتم تحديد الكمية الملائمة لتخزينها، بناءً على الطلب وعوامل أخرى.

أما في حال التخزين القليل دون الحاجة، فهذا سيعرّضك لخطر جعل العملاء ينتظرون قبل وصول ما طلبوه، وهذا سينعكس سلبًا على تجربة العميل، ممّا قد يدفعه لعدم تكرار تجربة الشراء، وفي بعض الأحيان قد تخسر عملية الشراء تمامًا ويذهب العميل إلى منافسيك.

تمكّنك أنظمة إدارة الطلبات من إدارة المخزون بكفاءة عالية، كما أنها تقدم تقارير متقدمة تحتوي على كل ما تحتاجه من بيانات لمعرفة ما يجب تخزينه، ومتى يجب تخزينه، وبذلك تصبح قراراتك مبنيّةً على بيانات واقعية، عوض أن تكون قرارات مبنية على الحدس والتوقعات، وهذا بدوره يوفّر الكثير من الخسائر الناتجة عن هذا النوع من الأخطاء.

تلبية أفضل للطلبات

في البداية عندما يكون المتجر حديثًا، يكون من السهل التعامل مع الطلبات القليلة التي يتم وضعها من قبل العملاء، ولا يستدعي ذلك وجود آلية مخصصة للتعامل مع هذه الطلبات، ولكن عندما يبدأ المتجر بالنمو وتصبح الطلبات على مدار الساعة، عندها تصبح هذه العملية معرّضة للأخطاء البشرية، ككتابة العناوين الخاطئة أو غير ذلك من التفاصيل التي قد تضرّ بسمعة متجر في طور النمو.

تساعد أنظمة إدارة الطلبات في تفادي الأخطاء البشرية التي قد تقع عند تلبية الطلبات، ممّا يقلّص احتمالية حدوث المشاكل، وهذا ينعكس إيجابًا على تجربة العملاء، وبدوره يسهّل الاحتفاظ بهم، بالطبع يبقى هناك احتمال وقوع بعض الأخطاء بين الحين والآخر، ولكن هذه الأخطاء تكون بالحد الأدنى، ويمكن التعامل معها وحلّها بسهولة نسبية.

اتخاذ القرارات بناءً على المعلومات

تقدم أنظمة إدارة الطلبات معلومات قيّمة في مكان واحد يمكّنك من مقارنة هذه المعلومات وقياسها بشكل يتيح تحقيق الاستفادة القصوى من هذه المعلومات، وبناءً على هذه المعلومات يمكن وضع القرارات السليمة التي تساعد في تحسين عملك.

على سبيل المثال: يفيد معرفة التوزع الديموغرافي لزبائنك في صياغة الرسائل التسويقية بشكل يخاطب الشريحة الأكبر من جمهورك بدقة أكبر، كما أن معرفة التوزع الجغرافي لعملائك يفيد في توزيع المخزون على المستودعات بطريقة تضمن تلبية جميع هذه الطلبات، وغير ذلك من المعلومات القيمة.

توفير الوقت

غالبًا ما يكون أصحاب المتاجر إمّا منتجين أو روّاد أعمال أو شيئًا من هذا القبيل، ولذلك يمكن القول أنّه كل ساعة يقضيها صاحب المتجر في إدارة الطلبات يدويًّا، هي ساعة أضاعها بعيدًا عن عمله الأصلي في الإنتاج ووضع الأفكار الخلاقة.

تقوم أنظمة إدارة الطلبات بإدارة المخزون وتعبئة وتغليف المنتجات والتعامل مع طلبات الشحن ومعالجة المبالغ المستردة وغير ذلك من المهام الرتيبة التي حتمًا ستضيّع وقت صاحب المتجر في حال قرر أداءها بمفرده.

الخاتمة

توفر أنظمة ادارة الطلبات الكثير من الوقت والجهد على أصحاب المتاجر الإلكترونية، وتعطيهم مساحةً أكبر للابتكار والتخطيط، وفي ذات الوقت تساعدهم في اتخاذ القرارات بناءً على ما توفره من معلومات قيّمة، كما أنها تساعد في تقديم تجربة شراء مميّزة للعملاء، مما يزيد من احتمالية الاحتفاظ بهم وتحويلهم لعملاء أوفياء للعلامة التجارية، لذلك من البديهي الاستثمار في هذه الأدوات، خاصّةً في طور النمو والتوسع.

أنشئ موقعك الخاص وابدأ ببيع منتجاتك الرقمية أونلاين، يمكنك تجربة 14 يوم مجاني دون إدخال بيانات الدفع.

ما أهمية أنظمة إدارة الطلبات؟

تتعامل إدارة الطلبات مع كل شيء بدءًا من استلام الطلب وحتى علاقات خدمة العملاء ما بعد التسليم، فمن دون أنظمة إدارة الطلبات، يمكن بسهولة أن تغمر الأعمال التجارية بالأوامر وتجد صعوبةً في التعامل معها بشكل صحيح.

ما الأمثلة عن أنظمة إدارة الطلبات؟

بعض الأمثلة: Skubana، NetSuite، ShipStation، Brightpearl.

ما هي خطوات إدارة الطلبات؟

تأكيد الطلب، استلام الطلب، تحصيل الطلب من المخزون، تعبئة الطلب، شحن الطلب، استلام الطلب من طرف العميل، تقييم العملية.

أنشئ موقعك التعليمي الخاص وابدأ بيع دوراتك التدريبية أونلاين

ستجد معنا كل ما تحتاجه لتنشئ أكاديميتك التعليمية وتبدأ بيع دوراتك
وتقدم أفضل تجربة استخدام عربية لطلابك

14 يوم تجريبي، دون ادخال بيانات الدفع.

شارك المقال

اترك ردّاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

انضم إلى +5050 مشترك يقرؤون نشرة أسبوعية تتناول مواضيع ونقاشات رائجة حول اقتصاد المحتوى والمنتجات الرقمية وريادة الأعمال وتكنولوجيا التعليم.