كيفية إنشاء استبيان إلكتروني من الصفر

تُعدُّ مرحلة جمع المعلومات قبل بدء أيّ مشروع غاية في الأهمية، والاستبيانات الإلكترونية من أفضل الطرق لجمع المعلومات من الناس والجمهور، إذ تُمكّنك من الوصول لمعلوماتٍ دقيقةٍ لا توفّرها طرق جمع المعلومات الأخرى. سنتحدث في هذا المقال عن كيفية إنشاء استبيان إلكتروني وما هي المزايا التي توفّرها.

ميزات إنشاء استبيان إلكتروني مقارنةً بالاستبيانات التقليدية

تتميز الاستبيانات الإلكترونية عن نظيرتها التي تجرى على الورق أو على الهاتف بالعديد من المزايا:

زيادة معدل الاستجابة

الاستبيانات على الإنترنت هي نسخة محدثة من تلك التي يتم ملؤها يدويًا، يمكن إجراؤها على أي جهاز مما يرفع من معدل الاستجابة مقارنةً بالاستبيانات التقليدية.

تكاليف أقل وبأسعار معقولة

لقد أصبحت الاستبيانات عبر الإنترنت البديل الأوفر للشركات التي تبحث عن جمع المعلومات من السوق، إذ لا داعِ لتخصيص ميزانية كبيرة لإنشاء الاستبيانات وطباعتها وتوزيعها وجمعها، فيمكنك القيام بكل ذلك من منصة واحدة يمكن الوصول إليها من قبل الفريق أو المؤسسة بأكملها.

الوصول السريع للمعلومة

عند إنشاء استبيان عبر الإنترنت تكون البيانات من المستجيبين متاحة على الفور، إذ إنك تحصل على الإجابة التي تبحث عنها مباشرة في الوقت الفعلي دون الحاجة إلى جمع استبيان ورقي، كما يقلّ هامش الخطأ بصورةٍ ملحوظةٍ لأن الإجابات يتم إدخالها مباشرة في نظام الاستبيان عبر الإنترنت.

السهولة والراحة

من السهل إنشاء الاستبيانات عبر الإنترنت وذلك بسبب وجود عدد كبير من القوالب الجاهزة لأية حالة استخدام، بدءًا من التخطيط لحدث ما أو استبيانات إرضاء العملاء أو مشاركة الموظفين، كما أن المشاركين بالاستبيان يمكنهم إجراؤه بأريحية شديدة.

عدم الحاجة لمُحاوِر

قد يشعر البعض بصعوبة في إجراء الاستبيانات مع وجود مُحاوِر يطرح عليهم الأسئلة، إذ تقدم الاستبيانات عبر الإنترنت مساحةً أكبر للمشترك كي يجاوب بشفافية.

تحديات الاستبيان الإلكتروني

تعاني الاستبيانات الإلكترونية من بعض المشاكل التي يتعيّن على من يجري هذه الاستبيانات أن يكون واعيًا بوجودها ومتحضّرًا لها، أهم هذه التحديات:

الاحتيال المحتمل

إذا احتوى الاستبيان على الكثير من الأسئلة أو الأسئلة المربكة أو المعقدة للغاية، قد لا يجيب الأشخاص بصدق، إذ يجيب المشاركون بالاستبيانات عبر الإنترنت عن الأسئلة على انفراد، لذلك قد لا يضطرون للإجابة بدقة، يمكنهم ببساطة النقر فوق أي دائرة لإنجاز الاستبيان، خاصةً إذا كانوا يأخذون الاستبيان فقط للحصول على مكافأة موعودة.

محدودية أخذ العيّنات وتوافر المستجيبين

تختلف بعض الجماعات عن غيرها من حيث قابليتها لإجراء الاستبيانات عبر الإنترنت، كما تختلف بجودة الإنترنت ووصولها إليه أساسًا، مما ينعكس سلبًا على عدد المشاركين، ولكن بشكل أهم على تنوع التركيبة السكّانية للمشاركين بالاستبيانات.

ضعف الإشراف

في حين يكون عدم وجود المُحاور مفيدًا من ناحية الخصوصية والتشجيع على الانفتاح، إلّا أن غيابه يكون مشكلةً في حال وجود استفسار حول بعض الأسئلة في الاستبيان، فقد يحتاج المشارك لتوضيح بسيط للإجابة عن السؤال عوضًا عن تركه فارغًا أو الإجابة عنه بشكل خاطئ.

مشاكل الوصول

قد يتجاهل البعض الاستبيانات عبر الإنترنت إذا لم يجد الدافع للقيام بها، كما يمكن في حال إرسالها عبر البريد الإلكتروني أن يتم تصنيفها كبريد قليل الأهمية أو Junk Mail.

أهم أنواع الاستبيانات عبر الإنترنت

تختلف الاستبيانات عبر الإنترنت باختلاف الهدف المطلوب منها، فيما يلي أهم هذه الأنواع:

استبيانات رضا العملاء

تساعد هذه الاستبيانات في اكتشاف كيف يشعر العملاء تجاه منتجٍ وخدمةٍ ما، ويمكن استخدام المعلومات المستقاة من هذا النوع من الاستبيان لإجراء تغييرات وتحسينات من شأنها أن تبقي العملاء سعداء ومخلصين للعلامة التجارية، إذ يمكن أن تستخدم استبيانات رضا العملاء من أجل:

• تحديد جودة خدمة العملاء.
• اكتشف رضا العملاء عن العلامة التجارية.
• تحديد المنتجات أو الخدمات التي تلقى صدى لدى العملاء.
• تحديد مجالات التحسين.
• قياس ولاء العملاء.
• تحسين تجربة العملاء.

إشراك الموظفين

تفيد هذه الاستبيانات في التعرف على شعور الموظفين تجاه العديد من جوانب العلامة التجارية والخدمات وطريقة إدارة الشركة، تساعدك إجابات الموظفين على أسئلة هذا النوع من الاستبيانات على فهم تأثير أنظمة الإدارة الحالية وكشف مواطن الضعف التي تحتاج إلى تحسين.

تستخدم استبيانات إشراك الموظفين من أجل:

• توفير بيئة عمل تشعر الموظفين بأهمية آرائهم.
• فهم شعور الموظف تجاه الرواتب والمزايا والامتيازات.
• تقييم الرضا الوظيفي.
• فحص فعالية أسلوب الإدارة الحالية.

أبحاث السوق

تساعد استبيانات أبحاث السوق أصحاب الأعمال على اختلاف حجم أعمالهم في اتخاذ القرارات فيما يخص خطواتهم التالية، فهي تخبرهم عن المشاكل التي يعاني منها السوق أو ما يتوقعه الجمهور من العلامة التجارية.

تستخدم استبيانات أبحاث السوق من أجل:

• تعرف على رأي الجمهور المستهدف في العلامة التجارية أو المنتج أو الخدمة.
• تقييم ما ينقص السوق وفرص النمو.
• إطلاق منتجات جديدة.
• تقييم نجاح الحملة الإعلانية.
• قياس الوعي بالعلامة التجارية.
• اكتشف مكانك في مواجهة المنافسين.

ملاحظات العملاء

يمكن للعملاء المساعدة في تحسين عمل العلامة التجارية من خلال استبيانات آراء وملاحظات العملاء، فهي تساعد في جمع التعليقات طوال رحلة العميل؛ لتقييم الوعي بالعلامة التجارية وتجربة الشراء والحفاظ على ولاء العملاء.

تستخدم استبيانات آراء العملاء من أجل:

• فهم أفضل لسلوكيات عملائك وتصوراتهم.
• قياس الوعي بالعلامة التجارية والمشاعر.
• تحديد الصعوبات في تجربة الشراء.
• تحسين خدمة العملاء الخاصة بك.
• تحسين ولاء العملاء.

خطوات إنشاء استبيان إلكتروني

بغض النظر عن الأداة التي تستخدمها في إنشاء الاستبيان سواءٌ أكان Google Forms أو غيره، يوجد العديد من الخطوات التي يمكنك باتباعها إنشاء استبيان إلكتروني ذي نسبة استجابة عالية، أهم هذه الخطوات فيما يلي:

تحديد الهدف من الاستبيان

الخطوة الأولى والأكثر أهمية عند التفكير في كيفية إجراء استبيان هي تحديد سبب رغبتك بالضبط في إنشاء استبيان، إذ يمكن أن يساعدك الهدف المختصر والمركّز في إجراء استبيان يطرح الأسئلة التي تحتاجها فقط للحصول على إجابات يمكنك تطبيقها.

يساعدك تحديد الهدف في تحديد نوع الاستبيان الإلكتروني الذي تريد إجراؤه، مما يساعدك في البحث عن نماذج جاهزة، أو يقدم لك إلهامًا لتصميم الاستبيان.

تحديد الجمهور المستهدف

ما هي الشريحة التي يستهدفها الاستبيان من الجمهور؟ هل هم عملاء؟ موظفون؟ مجموعات ديموغرافية محددة؟ الإجابة عن هذه الأسئلة يزوّدك بالأفكار التي تحتاجها، فمثلًا: إن أردت زيادة الوعي بعلامتك التجارية، فسترغب في استهداف السوق، وإذا أردت معرفة مستوى أداء منتجك، فعليك الوصول إلى العملاء الذين يستخدمونه.

وضع أسئلة الاستبيان بكفاءة

من المهم أن تكون أسئلة الاستبيان قصيرةً ومختصرةً وتستهدف الغرض من الاستبيان مباشرةً، فالكثير من الأسئلة ستربك المشتركين، وقد تتسبب بتخليهم عن أداء الاستبيان أساسًا، يوصي الخبراء بإبقاء الاستبيانات بعشر أسئلة كحد أقصى، وإن احتجت لأكثر من ذلك، فعندئذ من الأفضل تحفيز المشتركين بعرضٍ ما، ككود خصم أو شيء من هذا القبيل.

التحدث بلغة المشاركين

لا داعي لاستعراض العضلات اللغوية أو المعرفية في الاستبيان، فمن المهم جدًّا التحدث بلسان المشاركين، سواءٌ كان ذلك من خلال استخدام لغة مختلفة كليًّا، أو تغيير اللهجة بحيث تتماشى مع معارف المشتركين، فعدم وجود مُحاور يعني عدم القدرة على تقديم التوضيحات للمشاركين في الاستبيان. 

اختبار الاستبيان

اختبار الاستبيانات قبل إرسالها يفيد في كشف مواطن الخلل فيها، مما يسمح بإجراء التعديلات عليها قبل إرسالها، يمكن أن يقوم بهذا الاختبار بعض أعضاء الفريق أو عدد قليل من الموثوقين من الجمهور المستهدف.

استخدام الحوافز والتذكيرات

تفيد الحوافز في رفع معدل الاستجابة ولكنها سلاحٌ ذو حدين، فالمكافأة العالية تجذب الكثير من الناس لخوض الاستبيان بغض النظر عن درجة اهتمامهم بهدف الاستبيان، مما يدفعهم لملء الاستبيان بشكل عشوائي بهدف الحصول على الحافز الذي تقدمه.

إرسال التذكيرات يفيد أيضًا في تشجيع بعض ممن لم يشاركوا بالاستبيان بعدْ على إجرائه.

الخاتمة

الاستبيانات الإلكترونية تفيد في مرحلة جمع المعلومات قبل اتخاذ خطوة ما، وتتميز بسهولة إجرائها وكثرة الأدوات التي تساعد في إنشائها، ولكن لا بد من دراسة الجمهور المستهدف ووضع الأهداف من أجل تحقيق أفضل النتائج من الاستبيان الإلكتروني.

ترغب بتطوير مهاراتك في التعليم وتحقيق أفضل استغلال للتقنية في دروسك؟ تصفّح دليل المدرب الإلكتروني الآن.

الأسئلة الشائعة