إدارة الاجتماعات عن بعد ما هي وما أهمّ مفاهيمها وأدواتها

لإدارة الاجتماعات عن بعد بشكلٍ سيء تأثيرات سلبية هائلة على نجاح الفريق والابتكار والإبداع ومدى راحة المشاركين أو توتّرهم، بينما يمكن لاجتماعٍ مُدارٍ بشكلٍ جيد أن يؤدي إلى الكثير من النتائج الإيجابية والمتجدّدة، بما في ذلك تحسين صنع القرار وزيادة الابتكار والتماسك والمرونة ضمن فريق العمل.

من هنا نجد أنّ إدارة الاجتماعات عن بعد عمليّة مهمّة وحسّاسة ومؤثّرة للغاية على نجاح أي مؤسسة، وأنّها تحتاج للكثير من العوامل لتشكّل تجربة ناجحة تعود بالإنتاجيّة والآثار الإيجابيّة على بيئة العمل وأرقامه.

سنتحدّث في هذا المقال عن مفهوم إدارة الاجتماعات عن بعد، العوامل المؤثرة في نجاح عمليّة إدارة الاجتماعات عن بعد، وأشهر أدوات إدارة الاجتماعات عن بعد.

ما هو مفهوم إدارة الاجتماعات عن بعد ومتى بدأت الحاجة لتطويره؟

لا تعتبر ثقافة العمل عن بعد حديثة العهد، لكنّ الحاجة إليها والاتجاه نحوها تزايد مع بداية جائحة covid-19، وحينها مع عدم إمكانية إقامة اجتماعات واقعيّة وجهًا لوجه، ازدادت ضرورة إتقان مهارات إدارة الاجتماعات عن بعد والاستفادة منها للاستمرار بتسيير الأعمال.

 وحتّى مع تراجع الجائحة استمرّت هذه الضرورة وتطوّرت مع اتجاه العديد من الأعمال نحو فكرة العمل عن بعد أو من المنزل، ولذلك كان لابدّ من تطوير المهارات المتعلقة بإدراة الاجتماعات عن بعد وتحسينها لتحقيق أفضل تواصل وتبادل للمعلومات والخبرات والآراء والنقاشات بأقلّ وقت ضائع ممكن لتحسين أداء العمل.

عوامل نجاح عمليّة إدارة الاجتماعات عن بعد

تتعلق إدارة الاجتماعات عن بعد بالعديد من العوامل ككفاءة المشرف على الاجتماع وأدوات هذا الاجتماع ومدى الفائدة النهائيّة منه، إليكم قائمة بأهمّ عوامل نجاح تجربة إدارة الاجتماعات عن بعد:

عوامل نجاح إدارة الاجتماعات عن بعد

التخطيط المسبق للاجتماع

من المهم التخطيط لبرنامج اجتماع قابل للتطبيق أو سلسلة من المهام والأفكار لمناقشتها، وتذكّر كلّما كان الاجتمع أقصر وأكثر فعاليّة كلما كان استثمارك في وقتك ووقت المشاركين فيه أنجح.

الاستخدام الفعال للتكنولوجيا

يكون ذلك عبر اختيار الأدوات المناسبة لعرض وتبادل الأفكار والآراء بشكل واضح ومبسّط وقابل للفهم من قبل جميع المشاركين بالاجتماع، وسنتعرّف لاحقًا على أهمّ أدوات إدارة الاجتماعات عن بعد والوسائل التوضيحيّة المساعدة خلالها.

تزويد المشاركين بمعلومات كافية قبل الاجتماع

دعوة المشاركين وإخبارهم بأسباب الاجتماع والأفكار التي سيناقشها وبمدّته وموعده قبل وقتٍ كافٍ؛ لتجنّب أكبر قدر ممكن من الاعتذارات الطارئة والتأخير والأحداث غير المتوقّعة، ومن الضروري دعوة المعنيين بمواضيع الاجتماع فقط، للتأكّد من عدم إضاعة وقت أحد في أشياء ليست ضمن نطاق مسؤوليّاتهم أو إمكانيّاتهم، ولتجنّب الحوارات غير الفعّالة.

جذب انتباه المشاركين خلال الاجتماع

الحفاظ على تركيز المشاركين ومشاركتهم خلال الاجتماع وجذب انتباههم بمنح كل طرف دور فعّال ضمنه، وتقع هذه المهمّة على عاتق المشرف على إدارة الاجتماعات عن بعد، لذا من المهمّ أن يتمتّع بشخصيّة إداريّة وقياديّة وقدرات ممتازة على إدارة الحوار.

بناء الثقة بين أفراد فريق العمل

بناء الثقة وتعزيز التواصل والانتماء وإنعاش العلاقات بين أفراد فريق العمل، فتبادل الأفكار والخبرات واللقاء سواء عبر خواص الصوت أو الفيديو يحسن من فهم أعضاء الفريق لمهام بعضهم البعض، ويرفع من شعورهم بأنّهم جزء من كيان متكامل وعملية نجاح متكافلة ومستمرة. 

الحفاظ على وتيرة معينة للاجتماعات

تتناسب وتيرة الاجتماعات مع ضرورتها ومع كثافة العمل، فإن إجراء اجتماعات أقلّ ذات نتائج أكبر، أفضل بكثير من العديد من الاجتماعات الفوضويّة دون نتيجة.

أشهر أدوات إدارة الاجتماعات عن بعد

تلعب الأداة المستخدمة في إدارة الاجتماعات عن بعد ومدى فعاليّتها في العمل دورًا كبيرًا في نجاح هذا الاجتماع و نتائجه، ومع تطور التكنولوجيا والتقنيات المتسارع قد يحتار أصحاب الأعمال ومديرو الشركات في نوعية الأداة وأنسبها لاجتماعاتهم، فيما يلي قائمة ب5 من أشهر وأفضل أدوات إدارة الاجتماعات عن بعد لتوفير الكثير من عمليات البحث والمقارنة.

Range

الأفضل لـ: الفرق البعيدة والمختلطة التي تسعى لأكبر فائدة من اجتماعاتها.

رينج من أفضل البرامج لإدارة الاجتماعات عن بعد، لقد تم تصميمه لمساعدة الفرق على إدارة عدد أقل من الاجتماعات، وجعل الاجتماعات التي يقومون بها أفضل.

المزايا:

  • تحصل على اجتماعات أقل وبالتالي تهدر وقتًا أقل.
  • يمكنك إنشاء عناصر عمل من ملاحظات الاجتماع.
  • يمكنك استخدام خاصية القرص الدوار (the spinner) لضمان حصول الجميع على فرصة للتحدث.
  • يمكنك إنشاء جدول أعمال اجتماعك ضمنه، أو إضافته قبل الاجتماع.
  • تستطيع دمج العديد من الأدوات خلال اجتماعك، بما في ذلك Slack و Github و Google Docs و Google Calendar و Asana و ClickUp والمزيد.

التكاليف:

  • مجاني: حتى 12 مستخدمًا.
  • قياسي: 8 دولارات لكل مستخدم شهريًا.
  • نسخة Premium تمتلك ميزات أمان محسّنة.

Fellow

Fellow هي أداة تساعد على تحسين فعالية إدارة الاجتماعات عن بعد من خلال زيادة التعاون الجماعي. يستخدم العديد من المديرين برنامج Fellow للاجتماعات الفردية أيضًا، وذلك بفضل قدرته على تتبّع القرارات وتسجيلها وتعزيز عملية المساءلة.

كما تسمح هذه الأداة للمستخدمين بتعيين عناصر العمل أثناء الاجتماعات وطلب التعليقات بعد كلّ اجتماع.

المزايا:

  • برنامج مكوّن من ست مراحل لكلّ اجتماع.
  • أدوات لبناء جداول الأعمال وتدوين الملاحظات وتعيين عناصر العمل وتسهيل إدارة الاجتماعات عن بعد.
  • تعمل وظائف البحث عبر جميع ملاحظات الاجتماع.

السلبيات:

  • كميّة التفاصيل في هذه الأداة قد تكون مُربكة للبعض.
  • لا يوجد دعم داخلي لمكالمات الفيديو أو الصوت؛ ستحتاج إلى أداة أخرى مثل Skype لهؤلاء.
  • تتطلب إدارة استخدام الأداة نفسها بعض التعليم و التدريب.
  • عدد الخيارات والحقول يمكن أن يزعج المستخدمين الجدد وذوي الفرق الصغيرة.

التكاليف:

  • مجاني: حتى 10 مستخدمين.
  • برو: 6 دولارات لكلّ مستخدم شهريًّا.

Hypercontext

يركز Hypercontext على سياق اجتماعك، بالإضافة إلى ما يجب أن يحدث عند انتهاء الاجتماع.

 إنها ليست منصة لعقد الاجتماعات عبر الفيديو، بل مكان حيث يمكن لأعضاء الفريق التعاون في بناء جداول الأعمال قبل الاجتماع، وتوثيق القرارات المتخذة في الاجتماع، وتتبع الأهداف.

نظرًا لأنها ليست أداة اجتماعات شاملة، فإن Hypercontext تتكامل جيدًا مع مجموعة واسعة جدًا من الأدوات والأنظمة الأساسية، بما في ذلك Microsoft 365 و Google Workspace و Slack و Zapier و Cisco والعديد غيرها.

المزايا:

  • توثيق القرارات وتعيين المهام أثناء الاجتماعات.
  • يرسل تلقائيًا ملاحظات الاجتماع لزيادة الفهم والمتابعة وإمكانية المساءلة.
  • يتكامل على نطاق واسع مع الأدوات التي تستخدمها بالفعل.

السلبيات:

  • تعد أتمتة المهام الإدارية أمرًا موفرًا للوقت، ولكن جعل فريقك يقرأ تلك التقارير الآلية يمكن أن يمثل تحديًا.
  • واجهة المستخدم ليست ببساطة وسهولة الأدوات الأخرى.
  • تم الإبلاغ عن المشكلات المتعلقة بالتكامل مع تقويم Google.

التكاليف:

  • أساسي: مجاني.
  • خطة بداية الفريق الصغير: 5 دولارات شهريًا (حتى 5 مستخدمين).
  • برو: 5.6 دولار لكلّ مستخدم شهريًّا.

Lucid Meetings

يعد Lucid Meetings حلاً مثاليًّا لإدارة الاجتماعات عن بعد، إذا كنت ترغب في إنشاء جداول أعمال مفصّلة وفعّالة للغاية لاجتماعات فريقك ولكنك بحاجة إلى المساعدة في إنجازها بشكل مثالي، يمكن لـ Lucid Meetings أن يساعدك.

المزايا:

  • برنامج قوي لتخطيط وتنفيذ الاجتماعات.
  • أدوات إنشاء جدول أعمال أفضل من معظم المنصات الأخرى.
  • يشمل خدمات التسجيل الصوتي والنسخ.
  • يحتوي Lucid Meetings على قوالب قابلة للتخصيص لأنواع عديدة من الاجتماعات.
  • يسمح لك التطبيق بتعيين الأدوار للحضور ضمن دعوة الاجتماع.

السلبيات:

  • لا تشرح الشركة منتجها بوضوح شديد على موقعها على الويب.
  • الخطط باهظة الثمن نسبيًا نظرًا لنقص أدوات الفيديو.

التكاليف:

  • مجاني: يتوفر حساب شخصي مجاني.
  • الفِرق: 12.50 دولارًا لكل مضيف شهريًا.
  • البزنس: 249.00 دولارًا في الشهر.
  • المؤسسات: عرض أسعار مخصص لما يزيد عن 250 إلى 10000 مستخدم.

Google Meet

كانت تطبيقات التعاون من Google فوضوية بعض الشيء في السنوات القليلة الماضية، ولكن يبدو أن الشركة أخيرًا تمضي قدمًا في حلّ واحد شامل للفيديو والاجتماعات عبر Google Meet.

المزايا:

  • من الصعب تجاهل التكامل مع Google Workspace (مع قلة المؤسسات التي تختار Google Workspace).
  • موثوق به وآمن للغاية وبسيط الاستخدام.
  • يمكن أن تستوعب الاجتماعات ما يصل إلى 250 شخصًا، وما يصل إلى 25 مضيفًا مشاركًا (ولكننا نأمل بالتأكيد ألا تضطر إلى تحمل هذا الأخير!).
  • التعليقات والتقييمات في الوقت الحالي مثيرة للإعجاب (رغم أنها ليست مثالية).
  • القدرة على إجراء استطلاعات الرأي بسرعة في الاجتماعات هي أيضًا لمسة لطيفة وفريدة من نوعها.
  • يدعم غرف الاستراحة داخل اجتماعات أكبر.

السلبيات:

  • لا توجد أدوات متكاملة للتحضير للاجتماعات أو أدوات إدارة الاجتماعات.
  • عدد القادرين على المشاركة بشكل نشط في الفيديو أقل من الأدوات المنافسة.

التكاليف:

  • Google Meet: مجاني
  • Google Workspace فردي: 7.99 دولارًا في الشهر.
  • Google Workspace Enterprise: عرض أسعار مخصّص.

الخاتمة

على الرغم من أنها تستغرق بعضًا من وقت العمل، إلّا أنّ الاجتماعات تشكل مساحة رائعة للتعاون وتبادل الأفكار والآراء والخبرات.

كما أنّها أيضًا طريقة رائعة لبناء العلاقات وتعزيز الانتماء والترابط الجماعي في بيئة العمل، لذا من المهمّ منح تجربة إدارة الاجتماعات عن بعد الاهتمام والأدوات الكافية للاستفادة القصوى من وقت شركاء العمل والتأكد من حصولهم على أفضل تجربة اجتماع ممكنة.

ترغب بتطوير مهاراتك في التعليم وتحقيق أفضل استغلال للتقنية في دروسك؟ تصفّح دليل المدرب الإلكتروني الآن.

أسئلة شائعة

من أشهر برامج الإجتماعات عبر الانترنت وأكثرها استخداما؟

– Zoom. 
– Google Hangouts.
– Google DUO.
– Free Conference Call. 
– UberConference.
– webex.

ما هي أفضل الممارسات من أجل افتتاح اجتماع؟

– كن واضحًا حول الغاية من إدراج كل موضوع من المواضيع في جدول الأعمال.
– اطلب من الأشخاص أن يغربلوا مساهماتهم.
– أعد التأكيد على القواعد المهمة.
– اقطع الطريق على السلوكيات السلبية العدوانية.

ما هي أنواع الاجتماعات التي تحتاج إليها في عملك؟

– اجتماعات حل المشكلات.
– اجتماعات اتخاذ القرارات.
– اجتماعات بناء الفريق.
– اجتماعات مشاركة الأفكار.
– اجتماعات مشاركة المعلومات.
– اجتماعات مشاركة التحديثات.
– اجتماعات تقييم الأداء.
– اجتماعات التدريب وتطوير الأداء.

ما هي أنواع الاجتماعات عن بعد؟

– المؤتمرات عن بعد: المؤتمر الهاتفي عبارة عن مكالمة مع مشاركين مختلفين يتصلون بجسر مكالمة جماعية مشترك باستخدام رمز مرور مخصص للدخول إلى المكالمة.
– مؤتمرات الفيديو.
– مؤتمرات الويب.

ما هي ميزات الاجتماع الافتراضي؟

– تقليل هدر الوقت.
– أجندات أكثر صرامة.
– سهولة التكلفة.
– سهولة التراجع.
– المرونة.

أنشئ موقعك التعليمي الخاص وابدأ بيع دوراتك التدريبية أونلاين

ستجد معنا كل ما تحتاجه لتنشئ أكاديميتك التعليمية وتبدأ بيع دوراتك
وتقدم أفضل تجربة استخدام عربية لطلابك

14 يوم تجريبي، دون ادخال بيانات الدفع.

شارك المقال

اترك ردّاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.